हर फ़ंक्शन के वेंडर पेमेंट और क्लाइंट की किस्तों का हिसाब कैसे रखें

शादी के सीज़न में वेंडर पेमेंट क्यों गड़बड़ाते हैं

एक भारतीय शादी में पाँच फ़ंक्शन होना आम बात है: हल्दी, मेहंदी, संगीत, शादी और रिसेप्शन। हर फ़ंक्शन का अपना डेकोरेटर, कैटरर, DJ, टेंट हाउस और फूल वाला। नवंबर के एक ही हफ़्ते में तीन शादियाँ चल रही हों, तो यह सारा हिसाब दिमाग़ में नहीं समाता।

दिक्कत अक्सर बेईमानी की नहीं होती। बस पेमेंट हर तरफ़ से होते हैं: गाड़ी में बैठे-बैठे UPI, वेन्यू पर नकद, और कभी दुल्हन के पापा सीधे कैटरर को चेक दे देते हैं। एक भी एंट्री छूटी, तो या तो दो बार पेमेंट हो जाता है, या फ़ंक्शन वाले दिन वेंडर कहता है कि उसका बाकी अभी नहीं मिला।

goKalki की City Reports में भारत में Google Maps पर 11,218 वेडिंग प्लानर गिने गए, और इनमें से 81% की रेटिंग 4.5 या उससे ऊपर है। जब सब इतने क़रीब हों, तो परिवारों और वेंडरों की ज़ुबानी तारीफ़ बहुत मायने रखती है, और पेमेंट की एक गड़बड़ उसे सबसे जल्दी बिगाड़ती है।

हर वेंडर के लिए क्या लिखें

हर वेंडर के लिए, हर फ़ंक्शन के हिसाब से, यही छोटी-सी जानकारी रखिए। इस गाइड की सिर्फ़ एक बात अपनानी हो, तो यही अपनाइए।

पैसा किसने दिया, यह ज़रूर लिखिए। परिवार अक्सर कुछ वेंडरों को ख़ुद पेमेंट कर देते हैं। वह न लिखा, तो उस शादी का आपका हिसाब परिवार के हिसाब से कभी मेल नहीं खाएगा।

• वेंडर का नाम, नंबर और वह क्या दे रहा है, जैसे “श्री गणेश टेंट हाउस, मंडप और 300 कुर्सियाँ, संगीत”
• कुल तय रकम, और उसमें GST, ट्रांसपोर्ट और लेबर शामिल है या नहीं
• एडवांस कितना, किस तारीख़ को और कैसे दिया: UPI, नकद, चेक या बैंक ट्रांसफ़र
• कितना बाकी है और किस तारीख़ तक देना है
• पैसा किसने दिया: आपने, या परिवार ने सीधे
• कोटेशन या बिल की फ़ोटो, और पेमेंट का स्क्रीनशॉट

शादी में क्लाइंट की किस्तें कैसे तय करें

ज़्यादातर प्लानर क्लाइंट से पैसा तीन-चार हिस्सों में लेते हैं: तारीख़ पक्की करने के लिए बुकिंग अमाउंट, बड़े वेंडर पक्के होने पर एक बड़ी किस्त, पहले फ़ंक्शन से कुछ हफ़्ते पहले एक और, और आख़िरी बकाया शादी से ठीक पहले या बाद में। यह बँटवारा एग्रीमेंट में तारीख़ों के साथ लिखिए, सिर्फ़ प्रतिशत में नहीं।

एक नियम जो आपको बचाता है: परिवार की किस्त वेंडर के एडवांस से पहले आए। डेकोरेटर को 1 दिसंबर को ₹1.5 लाख चाहिए, तो परिवार की दूसरी किस्त 25 नवंबर तक रखिए। यह क्रम उलटा हुआ, तो किसी और की शादी आपकी जेब से चलेगी।

हफ़्ते का एक नियम, ताकि हर वेंडर को समय पर पैसा मिले

हर सोमवार अगले दस दिन के सारे पेमेंट की लिस्ट बनाइए, आने वाले भी और जाने वाले भी। परिवार को उनकी किस्त का मैसेज भेजिए, रकम और अपनी UPI डिटेल के साथ। जिस दिन वेंडर को पैसा दें, उसी दिन उसे लिखकर बता दीजिए कि कितना और किस फ़ंक्शन का, ताकि उसके पास भी रिकॉर्ड रहे।

हर फ़ंक्शन के बाद उसका हिसाब बंद कीजिए। देखिए कि उस फ़ंक्शन के हर वेंडर को पूरा पैसा मिल गया, जो ऊपर से हुआ (50 प्लेट ज़्यादा, DJ का ओवरटाइम) वह लिखिए, और उसी रात परिवार से तय कर लीजिए। शादी के बाद माँगा गया एक्स्ट्रा पैसा सबसे मुश्किल से मिलता है।

हर शादी में अपना मार्जिन कैसे देखें

सीज़न ख़त्म होने पर हर शादी के बारे में आपको पता होना चाहिए कि परिवार ने कितना दिया, वेंडरों को कितना गया और आपके पास कितना बचा। हिसाब फ़ंक्शन के हिसाब से लिखा हो, तो यह कुछ मिनट का काम है। WhatsApp चैट और डायरी में बिखरा हो, तो पूरा वीकेंड और थोड़ा अंदाज़ा लगता है। फ़ाइलिंग के समय आपके CA को भी यही आँकड़े चाहिए।

कल्कि के साथ यह काम WhatsApp पर

कल्कि के साथ यह रजिस्टर WhatsApp में ही रहता है। कल्कि फ़ॉर बिज़नेस को लिखिए “कपूर शादी: मेहंदी 12 दिसंबर, शादी 14 दिसंबर, जोधपुर” और हर फ़ंक्शन उसी शादी के नाम दर्ज हो जाता है, अपनी तारीख़ और रिमाइंडर के साथ। हर शाम वह आपको अगले दिन की लिस्ट भेजता है, और परिवार का कितना बाकी है, यह जोड़कर इवेंट से पहले बता देता है।

पैसे का हिसाब भी उसी बही में रहता है, इसलिए हर पेमेंट एक ही बार बताना होता है। लिखिए “डेकोरेटर को 1.5 लाख एडवांस दिया, UPI” या बिल की फ़ोटो भेज दीजिए, और कल्कि दर्ज कर लेता है कि डेकोरेटर, कैटरर और बैंड को कितना देना है, और हर परिवार ने आपको कितना दिया। पूछिए “कपूर शादी में कितना बाकी है?” और रकम पाइए। सारा रिकॉर्ड एक Google Sheet में रहता है जो आपकी अपनी है, और टीम के नंबर जोड़ दें तो वे भी पेमेंट लिख सकते हैं। कल्कि फ़ॉर बिज़नेस ₹1,999 महीना, 3,000 मैसेज के साथ, और पहले 3 दिन मुफ़्त।

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