वेडिंग फ़ोटोग्राफ़र के लिए एक आसान बुकिंग सिस्टम

वेडिंग फ़ोटोग्राफ़र की डबल बुकिंग क्यों हो जाती है

शादी के सीज़न में, जब मुहूर्त की तारीख़ें एक साथ आती हैं, एक व्यस्त फ़ोटोग्राफ़र के पास लगभग हर अच्छी तारीख़ पर शूट होता है। पूछताछ फ़ोन, Instagram DM, WhatsApp और वेडिंग प्लानर, हर तरफ़ से आती है। एक तारीख़ डायरी में लिखी जाती है, दूसरी फ़ोन के नोट में, तीसरी बस दुल्हन के भाई वाली WhatsApp चैट में। फिर दो परिवार मान बैठते हैं कि 9 दिसंबर को आप उनके यहाँ हैं।

इलाज सीधा-सादा है और काम करता है: एक रजिस्टर, और यह नियम कि जब तक बुकिंग उस रजिस्टर में एडवांस के साथ नहीं लिखी, तब तक वह बुकिंग नहीं है।

हर बुकिंग में क्या लिखें

एक ही शादी हो, तब भी हर फ़ंक्शन अलग लिखिए। शुक्रवार को जयपुर में संगीत और रविवार को उदयपुर में शादी, दो शूट और दो सफ़र हैं, भले क्लाइंट इसे एक बुकिंग समझे। हर बुकिंग में यह लिखिए:

• क्लाइंट का नाम, दोनों परिवारों के नंबर, और पैसा कौन दे रहा है
• हर फ़ंक्शन की तारीख़, समय और वेन्यू: हल्दी, मेहंदी, संगीत, शादी, रिसेप्शन
• पैकेज: फ़ोटो, वीडियो, ड्रोन, प्री-वेडिंग, एल्बम, और क्या-क्या देने का वादा है
• कुल रकम, मिला एडवांस, बकाया और उसकी तारीख़ें
• टीम: दूसरा फ़ोटोग्राफ़र, वीडियोग्राफ़र, असिस्टेंट, और हर एक को कितना देना है
• शादी बाहर है, तो सफ़र और ठहरने का इंतज़ाम

एडवांस और बकाया, कब और कैसे लें

तारीख़ रोकने के लिए एडवांस लीजिए, और पैसा खाते में आने के बाद ही पक्का कीजिए। आम तरीका है: बुकिंग पर एडवांस, पहले फ़ंक्शन से पहले दूसरी रकम, और एल्बम या एडिट की हुई फ़िल्म देने से पहले आख़िरी बकाया। रकम और तारीख़ें एग्रीमेंट में लिखिए, और हर बार अपनी UPI डिटेल साथ भेजिए।

शादी के बाद का बकाया ही सबसे ज़्यादा अटकता है। परिवार थका होता है, रिश्तेदार जा चुके होते हैं, और फ़ोटोग्राफ़र के बारे में कोई नहीं सोच रहा होता। इसे डिलीवरी से जोड़िए: फ़ाइनल फ़ोटो या एल्बम बकाया आने के बाद जाएँगे। बुकिंग के समय विनम्रता से कह दिया जाए, तो लोग इसे आम बात मानते हैं।

दूसरा फ़ोटोग्राफ़र और टीम कैसे संभालें

ज़्यादातर वेडिंग फ़ोटोग्राफ़र फ़्रीलांस सेकंड शूटर और असिस्टेंट के साथ काम करते हैं, और अच्छे लोगों को दूसरे भी बुक कर लेते हैं। क्लाइंट पक्का करते ही उन्हें भी पक्का कीजिए, और उनके नाम उसी बुकिंग में लिखिए। एक हफ़्ता पहले उन्हें पहुँचने का समय, वेन्यू, ड्रेस कोड, फ़ंक्शन और साइट पर किससे बात करनी है, सब भेज दीजिए।

हर शादी में किसे कितना देना है, लिखिए, और शूट के बाद जल्दी पेमेंट कीजिए। फ़्रीलांसर आपस में बात करते हैं, और जो फ़ोटोग्राफ़र समय पर पैसा देता है, अगले सीज़न में सबसे अच्छे सेकंड शूटर उसी के पास आते हैं।

रिमाइंडर जो शूट बचा लेते हैं

हर बुकिंग के लिए तीन रिमाइंडर रखिए। एक हफ़्ता पहले, परिवार से समय और वेन्यू पक्का करने के लिए, क्योंकि मुहूर्त और वेन्यू बदल जाते हैं। एक दिन पहले, आपके और टीम के लिए, पहुँचने के समय और लोकेशन पिन के साथ। और एक बकाये की तारीख़ से कुछ दिन पहले। जिस हफ़्ते आप रोज़ शूट कर रहे हों, उसमें इनमें से कुछ भी याददाश्त के भरोसे नहीं रहना चाहिए।

कल्कि के साथ यह काम WhatsApp पर

कल्कि फ़ॉर बिज़नेस यही रजिस्टर WhatsApp में रखता है। भेजिए “मेहता शादी, 14 फ़रवरी, उदयपुर। पैकेज 2 लाख, एडवांस 50 हज़ार।” और जवाब आता है “बुक हो गया। बकाया ₹1,50,000। शूट से एक हफ़्ता पहले याद दिलाऊँगा।” पूछिए “15 फ़रवरी खाली है?” और आसपास की बुकिंग के साथ जवाब पाइए। आने वाली बुकिंग की लिस्ट वह हर सुबह भेजता है, और क्लाइंट के लिए रिमाइंडर लिख देता है जिसे आप एक टैप में भेज दें। दूसरे फ़ोटोग्राफ़र का नंबर जोड़ दीजिए, वह कल्कि से पूछ सकता है कि आगे क्या है।

उसी बही में कल्कि असिस्टेंट का पेमेंट, किराया और सफ़र का ख़र्च एक मैसेज या बिल की फ़ोटो से लिख लेता है, क्लाइंट से आए एडवांस के साथ, ताकि सीज़न का मुनाफ़ा साफ़ दिखे। जब आप शूट पर हों और फ़ोन न उठा सकें, तब आपके अपने WhatsApp नंबर पर आपकी दी हुई जानकारी से पैकेज और तारीख़ के सवालों का जवाब देने के लिए फ़्रंट डेस्क ऐड-ऑन है, जिसे goKalki की टीम सेट करती है; hello@gokalki.com पर हमसे बात कीजिए। सारे रिकॉर्ड एक Google Sheet में रहते हैं जो आपकी अपनी है। कल्कि फ़ॉर बिज़नेस ₹1,999 महीना, 3,000 मैसेज के साथ, और पहले 3 दिन मुफ़्त।

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