ज्वेलरी शॉप में कस्टम ऑर्डर, एडवांस और पुराने सोने का हिसाब कैसे रखें

कस्टम ऑर्डर में गड़बड़ क्यों होती है

कस्टम ऑर्डर हफ़्तों चलता है। ग्राहक सितंबर में अपने फ़ोन की फ़ोटो से डिज़ाइन चुनती हैं, एडवांस देती हैं, और नवंबर में बेटी की शादी के लिए लेने आती हैं। बीच में सोना कारीगर के पास रहा, भाव बदल गया, और स्लिप दराज़ में कहीं दब गई। डिलीवरी पर ज़्यादातर बहस ईमानदारी की नहीं होती। बहस इस बात की होती है कि तय क्या हुआ था, क्योंकि किसी ने साफ़ लिखा ही नहीं।

इलाज सीधा-सादा है और काम करता है: हर ऑर्डर की एक जैसी स्लिप, ऐसी पुष्टि जो ग्राहक के पास भी हो, और एक रजिस्टर जिसे आप रोज़ देखें।

कस्टम ऑर्डर स्लिप में क्या लिखें

छोटी दुकान में भी हर ऑर्डर को नंबर दीजिए। “ऑर्डर 214” ढूँढना “शर्मा जी का कंगन” से आसान है। फिर लिखिए:

• ग्राहक का नाम और मोबाइल नंबर
• डिज़ाइन: फ़ोटो या कैटलॉग नंबर, साइज़, और जो बदलाव माँगे गए
• धातु और शुद्धता: 22 कैरेट, 18 कैरेट या चाँदी, और हॉलमार्क होगा या नहीं
• अंदाज़न वज़न, और कितना ऊपर-नीचे चलेगा (जैसे 2 ग्राम कम-ज़्यादा)
• मेकिंग चार्ज: प्रति ग्राम या तय रकम
• नग हों तो कौन-से, और उनका दाम कैसे लगेगा
• एडवांस कितना, कैसे (नकद, UPI, पुराना सोना), और रसीद नंबर
• आख़िरी बिल किस दिन के भाव से बनेगा
• डिलीवरी की तारीख़, और काम किस कारीगर के पास है

एडवांस और सोने के भाव का सवाल

ज्वेलरी काउंटर पर एक बहस हर ज्वेलर जानता है: भाव की। कुछ दुकानें एडवांस वाले दिन का भाव पक्का कर देती हैं, कुछ डिलीवरी वाले दिन के भाव से बिल बनाती हैं। दोनों तरीके चलते हैं। परेशानी तब होती है जब यह बात अनकही रह जाए। नियम स्लिप पर लिखिए, ग्राहक को बोलकर बताइए, और WhatsApp पर भी भेज दीजिए।

हर भुगतान ऑर्डर नंबर के साथ लिखिए, सिर्फ़ ग्राहक के नाम से नहीं। शादी से पहले एक परिवार के तीन ऑर्डर एक साथ चल सकते हैं। दूसरी किस्त बेटे के फ़ोन से UPI पर आए, तो वह सही ऑर्डर में जुड़नी चाहिए। डिलीवरी के बिल में एडवांस और हर किस्त दिखे, ताकि बाकी रकम पर कोई हैरानी न हो।

पुराने सोने के बदलाव की एंट्री कैसे करें

पुराने सोने के बदलाव में ही भरोसा बनता या टूटता है। जाँच ग्राहक के सामने कीजिए और हर बार आँकड़े लिखिए। एंट्री उसी बिक्री या ऑर्डर के साथ रखिए जिसमें बदलाव हुआ, अलग कॉपी में नहीं, ताकि महीने के आख़िर में CA को दोनों तरफ़ दिखें।

• पुराने गहने का कुल वज़न, ऐसे काँटे पर जो ग्राहक देख सके
• जाँची गई शुद्धता, और किस तरीके से जाँची
• नग, लाख या गलाई के घाटे की कटौती, आपकी दुकान के नियम के हिसाब से
• शुद्ध वज़न, और नई ख़रीद में जमा की गई रकम
• ग्राहक का नाम, फ़ोन नंबर, और जहाँ नियम कहें वहाँ पहचान पत्र का विवरण
• किस बिल या ऑर्डर नंबर में समायोजित हुआ

शादी और त्योहार की भीड़ में डिलीवरी की तारीख़ें

नवरात्रि से शादी के सीज़न के आख़िर तक, और फिर अक्षय तृतीया के आसपास, ऑर्डर का ढेर लग जाता है। सारे खुले ऑर्डर की एक लिस्ट डिलीवरी की तारीख़ के हिसाब से रखिए। हर सुबह अगले सात दिन देखिए: क्या तैयार है, क्या अभी कारीगर के पास है, और किस ग्राहक को फ़ोन करना है क्योंकि देर होगी।

देरी की ख़बर जल्दी दीजिए। हफ़्ता भर पहले फ़ोन करके बता दिया कि गहना तीन दिन देर से आएगा, तो ग्राहक मान जाता है। फ़ंक्शन वाले दिन काउंटर पर पता चले, तो नहीं।

कल्कि के साथ यह काम WhatsApp पर

कल्कि फ़ॉर बिज़नेस, goKalki का WhatsApp वाला बिज़नेस असिस्टेंट, दुकान बंद होने के बाद भेजे आपके मैसेज से ऑर्डर का रजिस्टर रखता है। “शर्मा जी, कंगन का ऑर्डर, 25,000 एडवांस मिला, 12 मार्च डिलीवरी” एक एंट्री बन जाती है: ग्राहक, गहना, एडवांस और तारीख़। बाद की किस्तें और पुराने सोने का बदलाव बिक्री के साथ दर्ज होते हैं, और किसी भी ग्राहक के बारे में पूछिए तो एडवांस और बाकी रकम मिल जाती है। हर बिल की फ़ोटो एंट्री बन जाती है, और महीने का GST हिसाब CA के लिए तैयार रहता है, फ़ाइल वही करते हैं।

अगर आप चाहते हैं कि दुकान के अपने WhatsApp नंबर पर ग्राहकों को डिज़ाइन और ऑर्डर के बारे में आपकी दी हुई लिस्ट से जवाब मिले, तो इसके लिए फ़्रंट डेस्क है, एक कस्टम ऐड-ऑन जिसे goKalki की टीम आपके लिए सेट करती है; hello@gokalki.com पर हमसे बात कीजिए। यह आपकी शेयर की हुई डिज़ाइन की फ़ोटो भेज सकता है, और कुछ अलग हो तो सवाल आपको भेज देता है। जो सोने का भाव आपने तय नहीं किया, वह कभी नहीं बताता, न अपने आप ढूँढता है, न अंदाज़ा लगाता है। कल्कि फ़ॉर बिज़नेस ₹1,999 महीना, 3,000 मैसेज के साथ, और पहले 3 दिन मुफ़्त।

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