WhatsApp पर दुकान का रोज़ का हिसाब कैसे रखें

छोटी दुकान के रोज़ के हिसाब में असल में क्या चाहिए

आपको कोई पूरा अकाउंटिंग सिस्टम नहीं चलाना है। किराना, मेडिकल या जनरल स्टोर का रोज़ का हिसाब बस चार सवालों का जवाब है: कितना बेचा, कितना ख़र्च हुआ, सप्लायरों को कितना देना है, और ग्राहकों से कितना लेना है। बाकी सब आपके CA इन्हीं से बनाते हैं।

WhatsApp से शुरू करना ठीक है, क्योंकि वह दिन भर आपके फ़ोन पर खुला रहता है। एक मैसेज में तीन सेकंड लगते हैं। दिक़्क़त बस इतनी है कि अकेली चैट जोड़ नहीं लगा सकती। इसलिए हर बार एक ही ढंग से लिखिए, और कोई ऐसी चीज़ रखिए जो उसका जोड़ लगा दे।

बिक्री और ख़र्च एक लाइन में कैसे लिखें

हर बार एक ही ढंग: रकम, किस चीज़ का, कैसे दिया। वॉइस नोट भी चलेगा, बस यही तीन बातें बोलिए।

ख़र्च के खाते एक बार तय कर लीजिए: किराया, बिजली, स्टाफ़, भाड़ा, पैकिंग, मरम्मत, चाय-पानी, और “घर” उस पैसे के लिए जो घर ले गए। यह आख़िरी वाला ज़रूरी है। गल्ले से ₹2,000 घर ले गए, तो उसे “घर” में लिखिए, दुकान के ख़र्च में नहीं, वरना मुनाफ़ा असल से कम दिखेगा।

• बिक्री: दुकान बंद करते समय “बिक्री 4,250 नकद, 2,180 UPI”, या चाहें तो हर चीज़ अलग
• ख़र्च: “बिजली बिल 1,860 UPI”, “चाय-पानी 120 नकद”, “हेल्पर राजू तनख़्वाह 9,000”
• सप्लायर को भुगतान: “अग्रवाल ट्रेडर्स को 15,000 दिए, NEFT”
• उधार: “वर्मा जी 640 उधार”

सप्लायर के बिल: पहले फ़ोटो, फिर फ़ाइल

छोटी दुकानें अक्सर सप्लायर बिलों में ही चुपचाप पैसा और GST का इनपुट क्रेडिट गँवा देती हैं। दराज़ में मुड़ा बिल फीका पड़ जाता है, भीग जाता है, या CA तक पहुँचता ही नहीं। माल आते ही, काग़ज़ रखने से पहले, उसकी फ़ोटो खींच लीजिए, और काग़ज़ महीने की एक फ़ाइल में रखिए।

डिलीवरी वाला लड़का अभी काउंटर पर हो, तभी बिल पर तीन चीज़ें देख लीजिए: मात्रा उतनी ही है जितना माल आया, रेट वही है जो तय हुआ था, और सप्लायर का GSTIN और बिल नंबर छपा है। ग़लत रेट उसी दिन ठीक करना आसान है, मार्च में मुश्किल। कुछ कम आया हो, तो बिल पर लिखिए और डिलीवरी वाले से साइन करवा लीजिए।

रोज़ रात का 10 मिनट वाला मिलान

शटर गिराने से पहले दिन बंद कीजिए। दस मिनट लगते हैं, और महीने के आख़िर का पूरा रविवार बच जाता है।

• गल्ले का नकद गिनिए और सुबह का शुरुआती नकद घटाइए
• दिन भर में आया UPI साउंडबॉक्स या पेमेंट ऐप पर देखिए
• दोनों को अपनी लिखी बिक्री से मिलाइए, और फ़र्क़ हो तो वजह लिखिए
• दिन में नकद दिया कोई ख़र्च छूट गया हो तो लिखिए
• कल का शुरुआती नकद लिख लीजिए

हर हफ़्ते और महीने के आख़िर में क्या देखें

हफ़्ते में एक बार तीन आँकड़े देखिए: पिछले हफ़्ते के मुक़ाबले कुल बिक्री, कुल ख़र्च, और सप्लायरों को कितना देना है। अगर बिक्री वही है पर ख़र्च धीरे-धीरे बढ़ गया, तो दूसरे हफ़्ते में ही दिख जाएगा, दिवाली के हफ़्ते में नहीं जब सोचने की फ़ुर्सत ही नहीं होती।

महीने के आख़िर में CA को चाहिए: नकद और UPI में बँटी महीने की बिक्री, सारे ख़रीद बिल, हर खाते का ख़र्च, और बैंक स्टेटमेंट। रोज़ का हिसाब साफ़ हो, तो यह काग़ज़ों की थैली नहीं, दस मिनट का काम है।

कल्कि के साथ यह काम WhatsApp पर

कल्कि फ़ॉर बिज़नेस, goKalki का WhatsApp वाला बिज़नेस असिस्टेंट, इस पूरे तरीके को उन्हीं मैसेज में बदल देता है जो आप भेजना जानते हैं। बोलिए “आज 2 शर्ट बेचीं, 800 नकद” या “बिजली बिल 1,860 UPI”, वह तारीख़, रकम और श्रेणी के साथ एंट्री लिख देता है। सप्लायर के बिल की फ़ोटो भेजिए, वह पार्टी, रकम और GST पढ़ लेता है। पूछिए “आज की बिक्री कितनी हुई?” या “इस महीने का ख़र्च?”, एक सीधा जवाब मिलेगा। महीने के आख़िर में वह GST का हिसाब तैयार करता है और लेजर Excel या PDF में चैट में ही दे देता है, CA को आगे भेजने के लिए।

स्टॉक भी कल्कि उसी बही में रखता है: “20 पैकेट टाटा नमक आए” तो जुड़ गया, “5 बिक गए” तो घट गया, और आपकी तय सीमा से नीचे जाते ही चेतावनी। बिक्री और स्टॉक एक ही बही में, एक ही प्राइस लिस्ट के साथ रहते हैं, इसलिए बिक्री एक बार बताइए और दोनों का हिसाब मेल खाता रहता है। आपका हिसाब और स्टॉक लिस्ट Google Sheet में रहते हैं जो आपकी अपनी हैं, और आपके जोड़े हुए नंबरों से स्टाफ़ भी लिख सकता है। कल्कि फ़ॉर बिज़नेस ₹1,999 महीना, 3,000 मैसेज के साथ, और पहले 3 दिन मुफ़्त।

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